Google Workspace: Ukládání do cloudu na Google Drive a správa přístupu a vyhledávání dokumentů

Svoboda sdílení a ukládání s Google Drive

V dnešní digitální době vytváříme neustále nové dokumenty, tabulky a prezentace. Když používáme nástroje Google Workspace, automaticky se ukládají do cloudu na disk Google Drive. To nám dává svobodu sdílet aktuální verze souborů s kolegy, členy rodiny a kdokoli jiným, kdo potřebuje přístup. Drive se řadí mezi nejlepší aplikace pro cloudové úložiště, jak ukazuje i srovnání na stránkách Android Police. Nicméně, někdy může být omezení přístupu a nalezení dokumentů obtížné, zejména pokud si nejste jisti názvem souboru.

Hledání, přístupnost a sdílení dokumentů jsou klíčovými aspekty efektivního využívání Google Drive. Abyste usnadnili tento proces, zde jsou některé tipy a triky:

1. Správa oprávnění: Je důležité správně nastavit oprávnění k dokumentům, abyste mohli omezit přístup pouze na vybrané osoby. Při sdílení souboru vyberte možnost „Změnit“ a poté můžete určit, kdo může soubor zobrazovat, upravovat nebo sdílet. Pokud chcete omezit přístup jen na čtení, můžete vybrat „Jenom pro čtení“.

2. Vyhledávání podle klíčových slov: Když si nepamatuji přesný název souboru, můžete použít funkci vyhledávání na Drive. Zadejte klíčová slova nebo frázi týkající se dokumentu do vyhledávacího pole a Drive vám zobrazí všechny relevantní soubory.

3. Vytvoření složek: Abyste měli lepší přehled o svých dokumentech, můžete je rozdělit do složek. Stačí kliknout na ikonu „Nová složka“ v horní liště Drive a přiřadit dokumenty do odpovídajících složek. To vám usnadní organizaci a rychlé vyhledávání.

4. Označení oblíbených souborů: Pokud máte některé soubory, ke kterým často přistupujete, můžete je označit jako oblíbené. Stačí kliknout na hvězdičku u daného souboru a ten se automaticky uloží do kategorie „Oblíbené“. To vám usnadní rychlé nalezení důležitých dokumentů.

5. Používání štítků: Další možností, jak efektivně organizovat své dokumenty, je přidání štítků. Můžete si vytvořit vlastní štítky podle témat nebo projektů a přiřadit je k jednotlivým souborům. Pak můžete snadno vyhledávat dokumenty pomocí filtru „Podle štítků“.

Google Drive je mocný nástroj pro správu a sdílení dokumentů a s těmito tipy a triky budete mít větší kontrolu nad svými soubory. Ať už jste studentem, profesionálem nebo prostě jen chcete udržet své dokumenty na jednom místě, Google Drive vám nabí

Zdroj: https://www.androidpolice.com/google-drive-filter-files-by-people/